Vedtægter for Helsinge Svømmeklub

§1 Klubbens navn.  

Klubbens navn er Helsinge Svømmeklub 

§2 Klubbens formål 

Klubbens formål er gennem svømning og livredning at bevare og fremme medlemmernes sundhed gennem et fornøjeligt, lærerigt og godt kammeratskab og eventuelt opøve dem til at kunne deltage i konkurrencer i disse idrætsgrene. I forbindelse med de idrætslige aktiviteter søger klubben at styrke svømmernes fysiske og psykiske robusthed, personlige mod og selvværd, såvel som de sociale bånd mellem svømmerne og med deres omgivelser. 

§3 Medlemskab af organisationer 

Klubben er medlem af Helsinge Skytte- og Idrætsforening og undergivet dennes vedtægter. Klubben er medlem af Dansk Svømmeunion, Region Øst og undergivet unionens vedtægter. 

§4 Optagelse af medlemmer. 

Enhver kan optages som medlem af klubben. Aktivt medlemskab kan først opnås fra det år, hvor vedkommende fylder 2 år. 

§5 Kontingent. 

Klubbens kontingent og opkrævningsrater fastsættes af bestyrelsen for et år ad gangen. For aktive medlemmer skal der foruden kontingent betales undervisningsgebyr. Dette kan være forskelligt fra aktivitet til aktivitet og fastsættes af bestyrelsen ud fra de lagte budgetter. 

§6 Udmeldelse – eksklusion. 

Restance i mere end 1 måned medfører eksklusion. Medlemmet kan ikke optages på ny, før vedkommende har betalt sin gæld til klubben. I øvrigt kan bestyrelsen ekskludere et medlem eller give karantæne for en periode, når særlige forhold – herunder misrøgt af sikkerhed og omdømme – giver anledning dertil. Bestyrelsens beslutning herom kræver, at mindst 2/3 af bestyrelsens medlemmer har stemt for eksklusionen/karantænen. 

§7 Ordinær generalforsamling. 

Generalforsamlingen er, med de indskrænkninger som disse vedtægter foreskriver, den højeste myndighed i alle klubbens anliggender. 

Den ordinære generalforsamling, der afholdes hvert år i februar måned, indkaldes med mindst 3 ugers varsel ved opslag på hjemmesiden, i svømmehallen og udsendelse af e-mail til de mailadresser, som medlemmerne har registreret sig under i klubbens IT-system. 

Dagsorden bekendtgøres senest 8 dage forud for generalforsamlingen på klubbens hjemmeside. Forslag der ønskes forelagt generalforsamlingen til vedtagelse, skal være bestyrelsen i hænde senest 10 dage før generalforsamlingens afholdelse. Forslagene skal optages i dagsordenen. 

Stemmeret og valgbarhed har alle medlemmer, som på dagen for generalforsamlingen er fyldt 15 år, og har været medlem af klubben de sidste 2 måneder før generalforsamlingen, og som ikke er i restance. 

Stemmeret og valgbarhed har én forælder til et medlem, som på dagen for generalforsamlingen ikke er fyldt 15 år, og som har været medlem af klubben de sidste 2 måneder før generalforsamlingen, og som ikke er i restance. 

En person kan kun repræsentere én stemme.

Stemmeret kan kun udøves ved personligt fremmøde.

  §7b Digital generalforsamling. 

Bestyrelsen kan beslutte, at der udelukkende afholdes en digital generalforsamling.

Stk. 2. Beslutningen efter stk. 1 kan alene træffes, såfremt en fysisk generalforsamling ikke kan afholdes som følge af force majeure, herunder ved myndighedspåbud.

Stk. 3. Bestyrelsen fastsætter de nærmere krav til de digitale systemer og medier, der skal anvendes i forbindelse med den digitale generalforsamling efter stk. 1. Bestyrelsen skal ved en digital generalforsamling sikre, at generalforsamlingen afvikles på betryggende vis, herunder at vedtægternes øvrige bestemmelser om generalforsamlingens afvikling iagttages. Det anvendte system skal være indrettet på en sådan måde, at der sikres betryggende deltagelse og afvikling under hensyntagen til medlemmernes ret til at ytre sig og stemme på generalforsamlingen.

Stk. 4. Bestyrelsen skal gøre klubbens medlemmer bekendt med, at der afholdes en digital generalforsamling i forbindelse med indkaldelse til generalforsamlingen.

Stk. 5. Bestyrelsen skal oplyse klubbens medlemmer om, hvordan digitale systemer skal anvendes i forbindelse med generalforsamlingen. Klubbens medlemmer skal ligeledes oplyses om, hvordan de tilmelder sig den digitale generalforsamling, og hvordan de kan finde oplysninger om fremgangsmåden ved generalforsamlingen.

Stk. 6. Det digitale system skal på pålidelig måde kunne fastslå, hvem der deltager i generalforsamlingen, således der undgås uvedkommendes deltagelse.

§8 Dagsorden. 

Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal omfatte følgende punkter: 
 1.  Valg af dirigent 
 2.  Bestyrelsens beretning for det forløbne år. 
 3.  Fremlæggelse af regnskab for det forløbne år til godkendelse og fremlæggelse af budget for det kommende år. 
 4.  Behandling af indkomne forslag 
 5.  Valg af formand 
 6.  Valg af kasserer
 7. Valg af øvrig bestyrelse 
 8. Valg af 2suppleanter for bestyrelsen. 
 9. Valg af 1 revisor og 1 revisorsuppleant. 
 10. Valg af repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter. Formanden er født medlem af repræsentantskabet 
 11. Eventuelt. 

§9 Generalforsamlingens ledelse. 

Generalforsamlingen vælger en dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen, til at lede forhandlingerne. Generalforsamlingens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed, jf. dog §§ 4, 6 og 16. Dirigenten bestemmer afstemningsmåden. Dog skal på begæring fra 1 stemmeberettiget medlem afstemning og valg foregå skriftligt. Generalforsamlingens beslutninger indføres i en protokol, hvori også referat af forhandlingerne optages i det omfang, dirigenten bestemmer. 

§10 Ekstraordinær generalforsamling. 

Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst 25 stemmeberettigede medlemmer skriftligt stiller krav herom til bestyrelsen. I sidstnævnte tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 1 måned efter at begæringen er fremsat over for bestyrelsen med oplysning om det emne, der ønskes behandlet. Om indkaldelsesmåde og udsendelse af dagsorden gælder bestemmelserne i § 7. 

§11 Bestyrelse – Valg. 

Bestyrelsen er klubbens daglige ledelse og repræsenterer klubben i alle forhold. De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter klubben i henhold til lovene. Bestyrelsen består af en formand, en kasserer, en sekretær og yderligere 4 bestyrelsesmedlemmer. Formand og kasserer vælges ved særlig afstemning af generalforsamlingen for 1 år ad gangen. De øvrige 5 medlemmer af bestyrelsen vælges for 2 år ad gangen således, at 3 afgår i lige år og 2 afgår i ulige år. Genvalg kan finde sted. 

§12 Konstituering – Tegningsret. 

Bestyrelsen konstituerer sig snarest – dog senest 14 dage efter generalforsamlingen – på et bestyrelsesmøde med formandens stedfortræder, sekretær samt fordeling af øvrige poster der hører under bestyrelsen. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer, heriblandt formanden eller dennes stedfortræder, er til stede. I tilfælde af stemmelighed i bestyrelsen er formandens eller dennes stedfortræders stemme afgørende. Ved formandens forfald indtræder dennes stedfortræder. Bestyrelsens forhandlinger refereres i en særlig protokol. Klubbens tegnes af formanden. Ved økonomiske dispositioner kræves dog underskrift af såvel formand som kasserer. Der kan meddeles fuldmagt. 

§13 Udvalg og kontorhold m.v. 

Bestyrelsen kan nedsætte faste udvalg og ’ad hoc’-udvalg efter behov. De faste udvalg, hvori bestyrelsen skal være repræsenteret med mindst et medlem, kan yderligere nedsætte underudvalg. For hver af klubbens faste aktiviteter kan der etableres en afdeling, som ledes af et af bestyrelsen nedsat udvalg, hvis medlemmer bør vælges således at såvel aktive som forældre er repræsenteret. Udvalgene er selvsupplerende, dog således at nye medlemmer skal godkendes af bestyrelsen. Bestyrelsen kan ansætte lønnet hjælp efter behov. 

§14 Regnskab. 

Klubbens regnskabsår går fra 1/1 til 31/12. 

Regnskabet skal udformes i overensstemmelse med Gribskov Kommunes retningslinjer for tilskud til frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde. Regnskabet underskrives af samtlige medlemmer af bestyrelsen. Revideret driftsregnskab og status forelægges den ordinære generalforsamling. Driftsregnskabet og status bekendtgøres for klubbens medlemmer senest 8 dage før generalforsamlingen afholdelse. Regnskabet vil ligge til gennemsyn i klublokalet. 

§15 Revision. 

Revisoren reviderer klubbens regnskab, konstaterer at alle beholdninger er til stede og kontrollerer ved stikprøver bilagenes tilstedeværelse og rigtighed. Revisoren kontrollerer, at regnskabet er i overensstemmelser med Gribskov Kommunes retningslinjer for tilskud til frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde. Driftsregnskabet og status forsynes med en påtegning. Revisionen skal være afsluttet senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse. 

§16 Vedtægtsændringer. 

Forandring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. 

§17 Klubbens opløsning 

Bestemmelse om klubbens opløsning kan kun ske på en i dette øjemed særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling. Til dennes beslutningsdygtighed kræves, at mindst 2/3 af klubbens stemmeberettigede medlemmer er til stede, og til forslagets vedtagelse kræves, at mindst 3/4 af de afgivne stemmer er for forslaget. 

 Opnås et sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor beslutning kan træffes med ovennævnte stemmeflertal, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer der er til stede. 

 Den til opløsning af klubbens særligt indkaldte ekstraordinære generalforsamling træffer beslutning om fordeling af afdelingen.

Klubbens formue skal ved opløsning tilfalde almennyttige formål i overensstemmelse med den til enhver tid værende lovgivning om folkeoplysning.

Opdateret per generalforsamling 24 februar 2024